エクセルの重複データの削除と重複入力がすぐわかる判別方法

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エクセルでは大量なデータを表に入力することが多いです。

だから、気づかずに重複しているデータを入力することもあったりします。

 

全てのデータを入力した後に重複データがないかチェックすることになりますが、膨大な量の入力データの中で重複データを目視で探すのは至難のわざです。

今回紹介する『重複データを削除する方法』を使って、正確に重複データを削除できるようにしましょう。

こういうチェック系の処理は自分でやるのではなく、エクセルにじゃんじゃんまかせるのが吉。

 

それと、データを入力した時点で一目で重複していることがわかる方法もあわせて紹介します。

エクセルの重複データを削除する方法とそのポイント

重複データを削除する場合のポイントとして、あらかじめ『重複とみなす列はどれなのかを決めておくこと』が大事。

列全てが完全に重複(一致)している場合を重複データとみなすのか、ある列のみ重複していても重複データとみなすかということです。

全ての列が重複していた場合の削除方法

今から、『全ての列が重複していた場合』を重複データとみなす例で解説します。

 

下の画像は模試の結果ですが、7行目と8行目が完全に重複しています。

(重複行とわかるように、あえて黄色のセルに変えています)

この表のように、『№~合格判定』までの全ての列が重複している行をを削除していきます。

 

表全体を選択(表内の任意のセルをクリックして、『CTRL』+『A』で一発で選択できます)

 

リボンのタブ『データ』→『重複の削除』を選択。

アクセスキーだと『ALT』→『A』→『M』

 

2行目のヘッダー(見出し)行まで選択しているので、重複の対象外とするために『先頭行をデータの見出しとして使用する』にチェック。

既に、全列を重複チェックするようにチェックが入っているので、そのまま『OK』を押す。

 

重複している行が1個あったことがわかります。

このまま『OK』を押す。

 

きちんと、重複行が削除されています。

一部の列が重複していた場合の削除方法

場合によっては一部の列が重複していても、重複とすることもあります。

さきほどと同じ表ですが、今度は№だけが異なる重複行があった場合。

この場合は全列を重複チェックの対象にしてしまうと、№の列が異なるため重複行とみなされません。

なので、『№』は重複チェック列から除外する必要があります。

 

表内を全選択(表内クリックで『CTRL』+『A』)し、『№』の列だけチェックを外します。

 

そうすると、『№』が異なっても重複行とみなされたので、きちんと行が削除されます。

データを入力した時に重複があった場合にすぐに判別できる方法(条件付き書式)

表を完成させてから、最後に重複行を消す手順でもいいですが、できれば『事前に重複データを入力させない』ようにするのがベストです。

『条件付き書式』を使えば重複があった場合にセルに色がつくので、すぐに重複データを入力したことがわかります。

同じ表で、今度は受験者と高校のそれぞの列で重複があった場合に、黄色のセルにかわる『条件付き書式』を設定していきます。

なお、『条件付き書式』を使った場合の重複チェクは、『選択された範囲の中で重複があるかどうかをチェックする』仕様です。

なので、受験者と高校の両方で全く同じデータが入力された場合を重複とみなすのではなく、受験者の列に重複する高校の名前を入力しても、重複と判定されます。

重複行削除とは重複判定の指定が異なるので注意してください。

 

リボンのタブ『ホーム』→『条件付き書式』→『新しいルール』を選択

アクセスキーでは『ALT』→『H』→『L』→『N』

 

『一意の値または重複する値だけを書式設定』、『重複』を選択し、『書式』を押してセルの塗りつぶしに黄色を設定します。

設定できたら『OK』を押す。

 

これで、『重複データが入力されたらセルが黄色になる』条件付き書式を設定できました。

ためしに、重複データを入力してみます。

 

№4と№5の間に空白行を1行挿入

 

その空白行の『受験者』の列に重複している受験者を入力すると、重複している受験者のセルが黄色に変わります。

 

同じように、『高校』の列に重複している高校の名前を入力すると、重複している高校のセルが黄色に変わります。

 

重複しているデータを入力した途端、セルの色が変わるので嫌でも重複の入力があったことがわかります。

かなり便利だと思いませんか?

重複していない(一意)データを判別する方法(条件付き書式)

条件付き書式の『新しい書式ルール』ダイアログ値には、『重複』以外に『一意』というものがあります。

これは、重複とは逆で他と重複していないもの、つまり一意であるデータの場合にセルの色を変えることができます。

 

試しに、どのようになるかやってみます。

同じ表を使って、『合格判定』の列で『一意のデータが入力されたセルを青くする』方法です。

 

『合格判定』の列を選択(F3のセルをクリックして、『CTRL』+『SHIFT』+『↓』)

 

リボンのタブ『ホーム』→『条件付き書式』→『新しいルール』を選択

『新しい書式ルール』で、『すべての値を書式設定』の値には『一意』を選択し、『書式』で青の塗りつぶしを指定して『OK』を押す。

 

これで一意のデータが入力されたセルが青くなる『条件付き書式』が設定できました。

試しに、一意のデータを入力してみます。

最後の行の『合格判定』をA→Xに変更してみました。

Xは『他に入力されていない一意のデータ』なのでセルが青くなっています。

一意のデータの判別はあまり使い所がないかもしれないですが、こんなこともできるよということで、覚えておいて損はないです^^

エクセルの重複データの削除と重複がすぐわかるようにする方法のまとめ

ここまで、重複データの削除と、重複データを判別する方法を紹介しました。

重複データを削除する場合は、『重複とみなす列はどれなのかを決めておくこと』がポイントになります。

何も考えずに全列を重複とみなすようにすると、実質重複データなのに重複とみなされない可能性があるので、列の指定には気をつけましょう。

 

また、重複削除の機能に頼るより、『事前に重複データを入力しない』ことが作業効率のアップにも繋がります。

 

ここで紹介した、『データを入力した時に重複があった場合にすぐに判別できる方法』をぜひ有効活用してください。

 

人間はミスする生き物です。

だから間違った入力もよくします。

防げるミスはできるだけ事前に防げるように工夫しましょう^^