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【エクセル】重複データに色付けできる条件付き書式

【エクセル】重複に色付けできる条件付き書式 条件付き書式

エクセルで大きい表を作成していくと、間違って同じデータを入力して『重複データ』となることがあります。

そんな時でも、あとから『重複データを削除』することももちろんできます。

でも、入力する時に即座に重複データかわかった方が効率がいいですよね?

今回は、重複データを入力した時にセルや文字の色を目立つ色に変えて、重複があったことがすぐにわかる方法を紹介します。

ぜひ参考にしてください!

重複入力で色付けされる条件付き書式

重複の入力があった場合に、即座にセル/文字の色を変更してくれるのが『条件付き書式』です。

『条件付き書式』を使えば、色が変わるので重複データを入力したことが一発でわかります。

例えば、次の表のように受験者と高校の列があって、それぞれ列の中で重複があった場合に、セルが黄色に変わるように『条件付き書式』を設定していきます。

なお、『条件付き書式』を使った場合の重複チェクは、『選択された範囲の中で重複があるかどうかをチェックする』仕様です。

 

では、『条件付き書式』による重複データを色付けする手順です。

リボンのタブ『ホーム』→『条件付き書式』→『新しいルール』を選択。

リボンではなくアクセスキーを使う場合は、キーボードで『ALT』→『H』→『L』→『N』と順番に押していきます。

 

『一意の値または重複する値だけを書式設定』を選択し、その下は『重複』を選択。

次に『書式』ボタンを押すと『セルの書式設定』ダイアログが表示されるので、セルの塗りつぶしに黄色を設定して、『OK』を押します。

 

これで、『重複データが入力されたらセルが黄色になる』条件付き書式を設定できました。

ためしに、わざと重複データを入力してみます。

まず、№4と№5の間に空白行を1行挿入。

 

その空白行の『受験者』の列に重複している受験者『浅野昭二』を入力すると、重複している受験者のセルが2つ黄色に変わります。

 

同じように、『高校』の列に重複している高校の名前を入力すると、重複している高校のセルが黄色に変わります。

 

このように、重複しているデータを入力した途端セルの色が変わるので、嫌でも重複の入力があったことがわかります。

かなり便利だと思いませんか?

重複でない(一意)データに条件付き書式で色付けをする

次は、重複していないデータに色をつける方法です。

条件付き書式の『新しい書式ルール』ダイアログ値には、『重複』以外に『一意』というものがあります。

これは、重複とは逆で他と重複していないもの、つまり一意であるデータの場合にセルの色を変えることができます。

さきほどと同じ表を使って、『合格判定』の列で『重複していない』データの色を青くしてみます。

『合格判定』の列を選択(F3のセルをクリックして、『CTRL』+『SHIFT』+『↓』)

 

リボンのタブ『ホーム』→『条件付き書式』→『新しいルール』を選択

『新しい書式ルール』で、『すべての値を書式設定』の値には『一意』を選択し、『書式』で青の塗りつぶしを指定して『OK』を押す。

 

これで一意のデータが入力されたセルが青くなる『条件付き書式』が設定できました。

試しに、A、B、Cと重複しないデータ(X)を入力してみます。

最後の行の『合格判定』をA→Xに変更すると、即座にセルの色が青くなりました。

一意のデータの判別はあまり使い所がないかもしれないですが、こんなこともできるよということで、覚えておいて損はないです^^

エクセルで重複に色付けできる条件付き書式のまとめ

入力した後に重複データを削除する方法もありますが、やはり『事前に重複データを入力しない』ことが作業効率のアップにも繋がります。

条件付き書式は慣れないと設定手順に戸惑うことが多いですが、慣れさえすればかなり強力な便利機能になります。

今回紹介した方法を使って、防げるミスはできるだけ事前に防げるように工夫しましょう!

もし、条件付き書式をしていない入力済みデータが大量にあった場合は、次の方法で重複データを削除することができます。