【エクセル】ローマ字の名(名前)と姓の順番を入れ替える

【エクセル】姓(名字)と名(名前)の順番を入れ替える方法 文字

エクセルに限らず、今まではローマ字で氏名を書く時に、『名→姓』の順番で書くのが一般的でした。

それが、来年の1月から国の『公文書』と呼ばれる文書では、ローマ字を『姓→名』の順番にすることが正式に決まったようです。

となると、エクセルに入力されているローマ字の氏名は、『名→姓』の順番で作っているのが普通なので、『姓→名』に変更する必要があります。

といっても、あくまでもお役所の文書が『姓→名』にすることが決まっただけで、民間などの一般的な文書がそれに従わないといけないということではないようです。

しかし、いずれは一般の文書も『公文書』に従うことになるんじゃないかと思います。

この記事の内容

  • スペースで区切られている『名→姓』の順番を入れ替える
  • セルで分割されている『名→姓』の順番を入れ替える

今回は既に『名→姓』の順番で入力されている氏名を、『姓→名』の順番に入れ替える方法を紹介したいと思います。

大量に入れ替えないといけない場合は、まともに作業していたら時間がいくらあっても足りないので、今回紹介する方法をぜひ参考にしてください!

スペースで区切られている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

これから紹介する方法は、区切られているスペースが半角、全角のどちらでも問題なく順番を入れ替えることができます。
ただし、スペースは連続していないことが条件であるため、連続スペースの場合はあらかじめスペースを1つにする必要があります。

まず、次のように1つのセルに『名』と『姓』がスペースで区切られているパターンです。(B列)

これを『姓』→『名』の順番に入れ替えてスペースで結合します。(D列)

結合されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

手順では、入れ替え後の氏名をセットするセルが必要なので、あらかじめ入れ替え用のセルを別に準備しておいてください。
※今回紹介する方法では、D列が入れ替え用に準備したセルです。

 

入れ替え用のセルを準備したら、まずは最初のセル(D3)に次のMID関数を入力します。

=MID(B3 & " " & B3, FIND(" ", SUBSTITUTE(B3, " ", " ")) + 1, LEN(B3))

結合されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

『姓→名』の順番に入れ替えるMID関数は何をしている?

このMID関数の処理内容について解説の必要がない場合は、次の『入れ替え関数をフィルコピーする』に進んでください。

なにやら複雑なMID関数を入力しましたが、このMID関数でどうやって『名→姓』から『姓→名』に入れ替えているのか、図で簡単に解説します。MID関数を使った名、姓の入れ替え処理

MID関数は、『指定の文字列』の中の『指定位置』から『指定の長さ』の文字列を取り出す関数です。

まとめると、次のような処理を行います。

第一引数の『指定の文字列』(①)の中の、

第二引数の『指定位置』(②)から

第三引数の『指定の長さ』(③)の分だけ、文字列を取り出す。

ちなみに、FIND関数の引数に指定しているSUBSTITUTE関数は文字を置き換える関数で、ここでは全角スペースを半角スペースに置き換えています。

入れ替え関数をフィルコピーする

本題の入れ替え手順の方に戻ります。

先頭のセルに関数を入力したので、他の行にも反映させるために入力した関数を全ての行にフィルコピーしていきます。

関数を入力したセルを選択すると、右下のフィルハンドルと呼ばれる黒い■の上にマウスを置くと、マウスが十字カーソルに変わります。

その状態で十字カーソルをつまんで、最後の行までドラッグします。

結合されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

 

これで、他の行にも入れ替えの関数がコピーできて、全ての行が姓→名の順番に入れ替わっています。

結合されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

関数がちょっと複雑ですが、関数を入力するだけなので入れ替えは思ったより簡単ですよ^^

セルで分割されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

続いては、次のように『名』と『姓』がそれぞれ別のセルに入力されているパターンです。

これも、別のセルに『姓』→『名』の順番に入れ替えてセットしますが、参照する式を入力するだけなのでものすごく簡単です。

セルで分割されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

こちらも入れ替え用のセルをあらかじめ用意してください。

 

入れ替え用の『名』のセル(E3)には『=C3』を入力し、『姓』のセル(F3)には『=B3』を入力。

セルで分割されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

単純に、『名』、『姓』が入力されているセルのアドレス(位置)を指定しているだけです。

 

先頭行に入れ替え用の式を入力したので、こちらも他の行に式をフィルコピーしていきます。

名と姓の式を入力したセル(E3とF3)を2つとも選択し、セルの右下のフィルハンドル(黒い■)の上でマウスが十字カーソルに変わったところで、十字カーソルをつまんで最後の行までドラッグしていきます。

セルで分割されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

 

これで、他の行にも入れ替えの式がコピーされて、入れ替えが完了します。

セルで分割されている氏名(名→姓)の順番を入れ替える

まとめ

まとめ

  • 『名』、『姓』がスペースで区切られていても、セルで分割されていても、『姓→名』の順番に入れ替えることは簡単にできる。

国の『公文書』において、ローマ字の氏名は『姓→名』の順番となることが決定されましたが、民間の資料でも同じように『姓→名』になると思われます。

エクセルで既に入力されている大量のローマ字氏名の順番を入れ替える場合は、関数など使わないで対応しようとした場合、かなりの労力になることが予想されます。

今回紹介した、エクセルの関数や式を大いに利用して、ミスなく短時間で入れ替え作業を終わらせることを目指しましょう!

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