エクセルの印刷(プレビュー)はショートカットキーを使うべき

エクセルでは印刷プレビューと印刷は必須のショートカットキーです Excel使いこなし(基本編)

エクセルで表などを作った場合、データやレイアウトを修正して最後に『紙に印刷して終わり』という作業が多いと思います。

 

エクセルを使い始めの頃によくやりがちなのが、シートの見た目は問題なさそうだったので、『いきなり印刷した』というパターン。

事前に『印刷プレビュー』で印刷イメージを確認しないと、『シートの内容が紙からはみ出していた』、『横に印刷したつもりが縦に印刷された』などの失敗をしたりします。

 

そんな時に、『印刷プレビューと印刷』のショートカットキーを使うと、事前に印刷の内容が確認できるので便利です。

エクセルで必須の印刷プレビューと印刷のショートカットキー

ショートカットキー

  • 『CTRL』+『P』

エクセルの印刷プレビューのショートカットキー

『P』はPrintまたは、PreviewのPなので、覚えやすいですね。

 

『印刷プレビューと印刷』のショートカットキーを押すと、下の画像のような印刷プレビューの画面に切り替わります。(Excel2010の画面です)

エクセルで必須の印刷プレビューと印刷は必須のショートカットキー

あとは、印刷内容、プリンタ、ページ指定などの内容を確認して、印刷ボタンを押せば指定したプリンタにシートの内容が印刷されます。

『印刷プレビューと印刷』から元の表示画面(シートが表示されている画面)に戻るには、リボンのタブをクリックしてもいいですが、『ESC』キーだと一発で戻って便利です。

印刷プレビューと印刷のコマンド(ボタン)はクイックアクセスツールバーに追加しておくと便利

『CTRL』+『P』のショートカットキーも簡単ですが、クイックアクセスツールバーに『印刷プレビューと印刷』のコマンド(ボタン)を追加しておくと、マウスクリックで同じことができます。

クイックアクセスツールバーにコマンド(ボタン)を追加する方法は、次の記事で詳しく書いているので参考にしてください。

ただし、ショートカットキーとマウス操作を比べると、マウス操作の場合はキーボードから一旦手を離してマウスを持つ必要があるので、どうしてもキーボードの方が便利に感じます。

マウス操作が苦にならないのであれば別ですが、ショートカットキーの方がパッパッと操作ができる分、ショートカットキーの『CTRL』+『P』をおすすめします。

印刷プレビューと印刷のショートカットキーのまとめ

エクセルで資料を作る場合は、印刷したり誰かにエクセルのファイルを送ったりすることが多いです。

 

自分が印刷しなくても、受け取った相手が印刷する場合もあるので、作ったファイルが印刷しても問題ないことを印刷プレビューで確認しておけば、相手からも喜ばれると思いますよ。

ちょっとしたビジネスマナーですね^^

 

また、プリンタによっては、同じエクセルファイルでも違う印刷結果になる場合もあるので、印刷する場合は、必ず『印刷プレビュー』で印刷内容を確認する癖をつけましょう。