エクセルのドロップダウンリストを作成する4つの方法と削除の方法

エクセルのドロップダウンリストを作成する4つの方法と削除の方法 Excel使いこなし(ステップアップ編)
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エクセルである項目に決められたものしか入力しない場合は、直接入力するより『ドロップダウンリスト』を利用すると、入力ミスもなく、また入力の手間もかからず効率がアップします。

他の人に入力してもらう場合は、なおさら『ドロップダウンリスト』を使うことをおすすめします。

そこで、『ドロップダウンリスト』の作成方法を4つ紹介したいと思います。

最も手軽な方法から、今後のメンテナンスを考えた『ドロップダウンリスト』の作成方法まで紹介するので、ぜひ参考にしてください。

『ドロップダウンリスト』を作成する方法はいくつかある

タイトル

  • リストの要素をリスト作成ダイアログで直接入力する。
  • リストの要素を同じシートに入力しておく。
  • リストの要素を別の『専用シート』に入力しておく。
  • リストの要素の範囲に名前をつけて、シートを非表示にする。

最初の『リストの要素をリスト作成ダイアログで直接入力する』は、リストの要素が固定でこれ以上増えない場合に、おすすめの方法です。

一番簡単にドロップダウンリストが作れます。

 

2番目、3番目の方法は、シート内に最初からリストの要素を入力しておく方法で、最後は保守(メンテナンス)まで考えた方法です。

作成したドロップダウンリストのエクセルを長く運用したい場合や、他の人に引き継ぎたい場合は、最後の方法がおすすめですよ。

リストの要素をリスト作成ダイアログで直接入力してドロップダウンリストを作る方法

まずは、最初の方法。

リストの中身(要素)が固定でこれ以上増えないことが決まっている場合には、今から紹介する方法が簡単です。

 

まず、ドロップダウンリストを作るセルを選択します。

続いて、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

 

『入力値の種類』は『リスト』を選択し、元の値にリストの要素をカンマ(”,”)で区切って入力します。

←キーや→キーを入力するとセルのアドレスが入力されるので、あらかじめ要素をテキストファイルに作って、ここに貼り付ける方が手間がかかりません。

 

入力ができたら『OK』ボタンを押すと、以下のようにドロップダウンリストがセルに作成されます。

リストの要素を同じシートに入力しておいて、ドロップダウンリストを作る方法

続いて、2番目の最初からリストの要素をシートに入力しておく方法。

↓このように、シート内にあらかじめリストを作っておきます。

 

同じく、セルを選択して、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

赤枠のボタンを押して、要素の範囲をマウスで選択させましょう。

 

リストの全要素をマウスドラッグで選択して、『Enter』キーで確定させます。

 

元の値に要素の範囲を示すセルの位置が入力されたので、『OK』を押します。

 

セルにドロップダウンリストが作成されました。

リストの要素が入っているセルを移動させても、リストはきちんと表示される

リストの要素の位置を変えても、リストがなくなることはありません。

このあたりはエクセルが賢く処理しています。

リストの要素を追加しても、正しくリストに反映される

また、リストの要素を追加しても、下の画像のようにドロップダウンリストにも正しく反映されます。

ただし、画像を見てわかる通り、最後の要素に追加した場合はその要素はドロップダウンリストには表示されません。

つまり、『途中に追加した要素だけがドロップダウンリストに追加される』ということです。

リストの要素を別の『専用シート』に入力しておいて、ドロップダウンリストを作る方法

続いて3番目のリストの要素を別の『専用シート』に入力しておく方法。

このように、リストの要素を別の専用シート(請求先リストシート)に入力しておきます。

 

後は、今までと同じ手順で進んでいきます。(赤枠ボタンを押す)

 

リストの全要素をマウスでドラッグして『OK』を押す

 

セルにドロップダウンリストが作成されました。

リストの要素の範囲に名前をつけて、ドロップダウンリストを作る方法(最後にシートを非表示)

最後は、ずっと運用する場合を想定して、保守(メンテナンス)を考慮した方法です。

 

前提は、さきほどのようにリストの要素を別の専用シートに作っておきます。

リストの要素を選択し、リストだとわかる名前をつけます。(左赤枠部分に入力)

 

今まで通り、ドロップダウンリストを作るセルを選択し、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

元の値には、リストの名前を『=(イコール)』をつけて入力。

 

これで、セルにドロップダウンリストが作成されます。

続いて、リスト要素の専用シートを非表示にします。

専用シート(『請求先リスト』)を右クリックし、『非表示』を選択

※非表示するのは、誤って要素が変更されることを防ぐためです。

 

これで、リストの要素シートを隠すことができました。

もちろん、ドロップダウンリストにはきちんとリストは表示されます。

 

非表示にしたシートを再表示させるには、適当なシートを選択して右クリックし、『再表示』を選択します。

 

再表示させたいリストを選択して『OK』(リストをダブルクリックすると『OK』は不要)

作成したドロップダウンリストを削除(クリア)する方法

作成したドロップダウンリストを削除する場合は、リスト作成のダイアログで『すべてクリア』を押すだけです。

 

削除したドロップダウンリストがあるセルを選択(複数選択可)し、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

『すべてクリア』を選択

 

『OK』を押す

 

これでセルをクリックしても、ドロップダウンリストは表示されないようになりました。

ただし、ドロップダウンリストから入力したデータは残ったままなので、必要であればこのデータも削除してください。

エクセルのドロップダウンリストを作成する4つの方法と削除の方法

エクセルでドロップダウンリストを作る方法を4つ紹介しました。

どこまできちんとリストを作るかによって、作成方法がかわるので適切な方法を選んでください。

 

特に最後のリスト要素の範囲に名前をつけて、リスト要素の専用シートを隠す方法は、長く運用する時に保守を考えたベストな方法だと思います。

リスト要素が目に見えるところにあると、間違って修正される可能性もあります。

また、リスト要素の範囲に名前をつけるのは、どこに要素が入力されているかもすぐにわかって保守の面でも作業がやりやすくなります。

 

自分だけのエクセルであればそこまで考慮する必要がありませんが、作ったエクセルがいつの間にか誰かに使われることもよくあります。

いずれにしろ、ドロップダウンリストは作り方次第で使いやすいものになるか決まってしまいます。

 

先のことまで考えて、ドロップダウンリストを作るようにしましょう!