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エクセルのドロップダウンリストを作成する4つの方法

エクセルのドロップダウンリストを作成する4つの方法と削除の方法 Excel使いこなし(ステップアップ編)

エクセルで、あるセルに決められたものしか入力しない場合は、直接手入力するよりも『ドロップダウンリスト』を選択させる方が入力ミスもなく、手間もかからず効率がアップします。

そこで、今回は『ドロップダウンリスト』の作成方法を4つと、削除の方法を紹介したいと思います。

最も手軽な方法から、長く使うことを考えた保守性のよい『ドロップダウンリスト』の作成方法まで紹介するので、ぜひ参考にしてください!

4つの『ドロップダウンリスト』(入力規則)の作成方法

ドロップダウンリストを作る4つの方法

  • リストの項目をデータの入力規則ダイアログに直接入力する。
  • リストの項目を同じシートに入力しておく。
  • リストの項目を別の『専用シート』に入力しておく。
  • リストの項目の範囲に名前をつけて、シートを非表示にする。

最初の『リストの項目をデータの入力規則ダイアログで直接入力する』は、リストの項目が固定でこれ以上増えない場合に、おすすめの方法で、一番簡単にドロップダウンリストが作れます。

2番目、3番目の方法は、シート内に最初からリストの項目を入力しておく方法で、最後の方法は保守(メンテナンス)まで考えた方法です。

ドロップダウンリストを長く使用したい場合や、他の人に引き継ぎたい場合は、最後の方法がおすすめですよ。

項目を『データの入力規則』ダイアログに直接入力する

まずは、最初の方法。

リストの中身(項目)が固定で、これ以上増えないことが決まっている場合には、今から紹介する方法が簡単です。

まず、ドロップダウンリストを作るセルを選択します。

続いて、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

 

『入力値の種類』は『リスト』を選択し、『元の値』に項目をカンマ(”,”)で区切って入力します。

『元の値』をクリックした後に←キーや→キーを入力すると、セルのアドレスが勝手に入力されるので、あらかじめ項目をテキストファイルに作っておいて、それをコピーしてここに貼り付ける方がやりやすいです。

 

入力ができたら『OK』ボタンを押すと、以下のようにドロップダウンリストがセルに作成されます。

項目を同じシートに入力してドロップダウンリストを作る

続いて、最初からリストの項目をシートに入力しておく方法。

↓このように、シート内にあらかじめリストを作っておきます。

 

同じく、セルを選択して、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

赤枠のボタンを押して、要素の範囲をマウスで選択させましょう。

 

リストの全項目をマウスドラッグで選択して、『Enter』キーで確定させます。

 

『元の値』に項目の範囲を示すセルの位置が入力されたので、『OK』を押します。

 

これで、セルにドロップダウンリストが作成されます。

項目が入っているセルを移動させてもリストはきちんと表示される

項目が入力されているセルを移動させても、リストがなくなることはありません。

このあたりはエクセルが、よきにはからってくれますよ^^

後から項目を追加しても正しくリストに反映される

また、後からリストの項目を追加しても、下の画像のようにドロップダウンリストにも正しく反映されます。

ただし、画像を見てわかる通り、一番最後に項目を追加した場合はその項目はドロップダウンリストには表示されません。

つまり、『途中に追加した項目だけがドロップダウンリストに追加される』ということなので、最後に追加しないように注意してください。

項目を別の『専用シート』に入力してドロップダウンリストを作る

続いて、項目を別の『専用シート』に入力しておく方法です。

まず、リストの項目を別の専用シート(請求先リストシート)に入力しておきます。

 

後は、今までと同じ手順で進んでいきます。(赤枠ボタンを押す)

 

リストの全項目をマウスでドラッグして『OK』を押す。

 

これで、セルにドロップダウンリストが作成されます。

項目全体に名前をつけてドロップダウンリストを作る

最後は、今後も長くドロップダウンリストを使う場合を想定して、保守(メンテナンス)を考慮した方法です。

前提は、3番めの方法と同じようにリストの項目を別の専用シートに作っておきます。

リストの項目を選択し、リストだとわかる名前をつけます。(左赤枠部分に入力)

 

今まで通り、ドロップダウンリストを作るセルを選択し、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

元の値には、リストの名前を『=(イコール)』をつけて入力。

 

これで、セルにドロップダウンリストが作成されます。

続いて、項目の専用シートを非表示にします。

専用シート(『請求先リスト』)を右クリックし、『非表示』を選択

※非表示するのは、誤って項目が変更されることを防ぐためです。

 

これで、リストの項目シートを隠すことができました。

もちろん、ドロップダウンリストにはきちんとリストが表示されます。

 

非表示にしたシートを再表示させるには、適当なシートを選択して右クリックし、『再表示』を選択します。

 

再表示させたいリストを選択して『OK』(リストをダブルクリックすると『OK』は不要)

作成したドロップダウンリストを削除(クリア)する

作成したドロップダウンリストを削除する場合は、リスト作成のダイアログで『すべてクリア』を押すだけです。

削除したドロップダウンリストがあるセルを選択(複数選択可)し、リボンタブの『データ』→『データの入力規則』を選択

『すべてクリア』を選択

 

『OK』を押す

 

これでセルをクリックしても、ドロップダウンリストは表示されないようになります。

ただし、ドロップダウンリストから入力したデータは残ったままなので、必要であれば入力したデータも削除してください。

ドロップダウンリストを作成する法のまとめ

エクセルでドロップダウンリストを作る方法を4つ紹介しました。

どこまできちんとリストを作るかによって作成方法がかわるので、適切な方法を選んでください。

特に、項目全体に名前をつけて項目専用シートを隠す方法は、長く運用する時に保守を考えたベストな方法だと思います。

ドロップダウンリストの元になる項目が見えてしまうと、間違って修正される可能性もあるので、できれば隠すことをおすすめします。

また、項目全体に名前をつけると、どのセルに項目が入力されているかがすぐにわかって保守もやりやすくなりますよ。

自分だけのエクセルであればそこまで考慮する必要がありませんが、作ったエクセルがいつの間にか誰かに使われることもよくあります。

できれば、保守のしやすさまでを考えてドロップダウンリストを作るようにしましょう!